В предыдущей статье мы говорили о том что такое Дискавери и разобрали ее ключевые элементы. Сегодня мы подробно рассмотрим первую стадию – планирование Дискавери. Итак, вот что нужно делать, когда планируете Дискавери.
1. Задавайте много вопросов
Самым разным людям. Например:
Откуда к нам пришел клиент? Что известно о его бизнес-проблемах?
Что уже делали для Клиента? С кем из команды можно поговорить?
Где и когда Клиент ожидает проведение встреч.
Есть ли у команды опыт в подобных проектах или в данной предметной области?
О каких ограничениях по сроку и бюджету известно?
Скорее всего вы получите всевозможные презентации, а еще много писем, из которых нужно будет по крупицам собирать целостную картину мира. И здесь в помощь аналитику руководитель проекта, аккаунт менеджер или сейл, руководители практик и подразделений. У этих людей уже есть информация о проекте, не стесняйтесь к ним обращаться!
Обязательно уточните, подписан ли контракт на Дискавери. В нем фиксируют, что компания "должна" клиенту по результатам Дискавери.
Также в помощь аналитику опросники. Если компания или департамент специализируется на разработке и/или внедрении конкретных решений или платформ, то наверняка у вас есть типовой опросник, который можно отправить клиенту. Возможно вы не получите ответы на все вопросы, но зато значительно сэкономите время, а главное - получите инсайты для подготовки плана встреч и определения состава команды.
2. Определитесь с Командой
Далее нужно сформировать команду Дискавери. Зачастую она выглядит следующим образом:
Консультант
Бизнес-аналитик
UX-специалист
Архитектор решений
Менеджер проекта
Аккаунт-менеджер
Важно понимать, что один и тот же человек может совмещать несколько ролей. Также на разных этапах дискавери загрузка этих специалистов будет разной. Чем же занимаются эти люди?
Консультант – это драйвер Дискавери. Это специалист, который прекрасно знает индустрию (например, ритейл) или бизнес-процессы клиента (например, управление веб-контентом). При этом консультант может не быть специалистом в бизнес-анализе и (о ужас!) не знать, как спроектировать BPMN или UML диаграмму. Главное преимущество консультанта – умение разговорить бизнес. Ему доверяют за счет большого опыта. Его задача – выстроить отношения с клиентом.
Бизнес-аналитик – главный помощник консультанта. Консультант стоит у доски, рисует космические корабли и очень нравится клиенту. Дальше его грандиозные идеи надо структурировать, выявить противоречия, уточнить риски реализации, вернуться к клиенту с обратной связью и т.д. Это - работа бизнес-аналитика. Если есть противоречия между стейкхолдерами, аналитику нужно провести дополнительную встречу и зафиксировать согласнованные требования. Наверняка клиент скажет, что часть информации, которую вы запросили, он предоставит через пару дней. Нужно будет делать, то что называют “legwork”, т.е. ходить и напоминать о себе. В книге How to Run Awesome Discovery Sessions автор приводит аналогию с авиацией и вводит понятие первого и второго пилота. Так вот, консультант – это главный пилот, а аналитик- это второй. К сожалению, из-за нехватки или недоступности людей, часто один и тот же человек выполняет работу и консультанта, и бизнес-аналитика. Еще бывает так, что люди меняются ролями. В моей практике были Дискавери, где я был консультантом, а были такие, где я выполнял роль бизнес-аналитика.
Архитектор – тот, кто отвечает за техническое решение. В большинстве случаев решения строятся на базе уже известных платформ. Например, платформа электронной коммерции SAP Hybris или платформы управления контентом от Adobe или Sitecore. И никто иной, как Архитектор знает все возможности и ограничения платформ и может на ранней стадии проверять требования клиента на предмет их реализуемости.
Менеджер проекта – объясняет клиенту, как строится работа, как выглядит производственный процесс, как распределяются обязанности между специалистами, в том числе, какие обязанности у клиента. Желательно, чтобы аналитик не брал на себя решение этих вопросов, так как на это есть отдельная роль.
UX-специалист – вместе с бизнес-аналитиком работает в плоскости требований и ожиданий клиента. Но смотрят они на нее с разных сторон. Если у вас есть UX-команда, важно, чтобы с самых первых дней с этой командой было построено эффективное взаимодействие. Вот типичный анти-пример. Бизнес-аналитик работал над функциональной частью и готовил feature-list, а UX-специалисты подготовили визуальный прототип. При этом работали без взаимной синхронизации и обратной связи. По итогу артефакты оказались не совместимы между собой. И для того, чтобы привести их в соответствие, был потрачен еще месяц, но уже в рамках фазы разработки. Подобной ситуации можно было бы избежать, при наличии внятного и регулярного вазимодействия между UX-специалистом и бизнес-аналитиком.
3. Подготовте план встреч
Самый главный артефакт бизнес-аналитика при подготовке к Дискавери – план встреч.
На рисунке выше приведен план встреч для двухнедельного онсайт-воркшопа. Клиент занимается разработкой и дистрибуцией лекарственных препаратов. Один из самых сложных внутренних процессов – это согласование требований к упаковке лекарственного препарата. Перед отправкой изображения на печать, оно должно пройти всевозможные внутренние согласования. До автоматизации это осуществлялось через электронную почту, информация терялась, было сложно отследить, на какой стадии согласования находится дизайн упаковки. Поэтому решено было автоматизировать этот процесс и внедрить систему управления.
Как же был подготовлен план встреч? Я рекомендую использовать следующие шаги:
1. Как правило, продолжительность онсайт визита заранее известна. Зачастую это 1 или 2 недели. Начните с простой таблицы: столбцы – дни, а строки – конкретные временные отрезки. Я рекомендую использовать отрезки в 30 или 45 минут.
2. Далее заполните ее плейсхолдерами:
Установочная встреча для обсуждения и согласования целей визита.
15-минутные перерывы утром и во второй половине дня.
Часовой перерыв на обед.
В конце дня желательно резервировать время на "домашнюю работу" – обработать результаты встреч за сегодня, подготовится к завтрашнему дню. Поэтому не забивайте весь календарь только встречами с клиентом. Оставляйтся хотя бы 2 часа на домашнюю работу.
3. Теперь, в зависимости от предметной области, наполняйте ваш план конкретными встречами, выстраивая их в логической последовательности. Также имеет смысл разнести встречи на несколько потоков. Например, встречи с бизнес-пользователями, технические встречи и прочие. Для наглядности их можно выделить разными цветами.
Почему план встреч настолько важен? Клиенту нужно понимать сколько времени его сотрудники должны выделить на вас, и в какие дни, какие переговорные комнаты, с какой вместимостью и оборудованием нужно забронировать для вас и т.п. Поэтому начинать готовить план встреч нужно как можно скорее. План нужно обязательно согласовать с Клиентом. Скорее всего вас ждет несколько итераций согласования. Поэтому не бойтесь вовлекать Клиента и узнавать его комментарии.
За год до дискавери по упаковкам, о котором речь шла выше, уже был первичная серия встреч с клиентом. Но тогда дальше обсуждений дело не продвинулось. Когда же речь зашла о Дискавери, я отправил на согласование план встреч. Ответ от клиента был такой: «Зачем все это нужно, ведь мы уже год назад все обсудили, зачем еще проводить какое-то дискавери?». Это может быть не очень приятно, но бояться такой реакции не стоит. Нужно правдиво объяснять клиенту, что время идет. С точки зрения бизнес-процессов возможно произошли изменения, или стало более приоритетным то, о чем год назад еще и не думали. Не бойтесь привлекать ваш менеджмент к таким обсуждениям, важно получить их поддержку.
4. Подготовьте вспомогательные материалы
Помимо плана встреч подготовьте и другие артефакты – опросники, feature-листы, презентации. Если вы разрабатываете и внедряете решения в какой-то определенной области (например, управление веб-контентом), то используйте типовые бизнес-процессы и решения, которые можно представить клиенту в качестве опций. Такие приемы являются более эффективными, вызывают доверие клиента и подталкивает его к диалогу.
5. Определитесь с логистикой
В параллели со сказанным выше, как только начинают вырисовываться даты проведения дискавери, нужно начинать заниматься логистикой. Не стоит недооценивать важность этого этапа! Очень обидно, если у вас нет необходимой визы или вы не успеваете ее сделать. Помимо визы, начинайте смотреть авиабилеты. И не нужно на них экономить! Вы летите в другую страну, возможно на другой континент, и вам нужно удобно туда добраться. То же самое касается отеля. В дискавери вы будете много работать, возможно даже по вечерам. Поэтому сервис в отеле должен быть соответствующим. Как минимум, нормальный wi-fi – скорее всего вам предстоят звонки вечером или ранним утром с вашей командой, которая работает в другой часовой зоне.
Заренее решите вопросы с переходниками и разъемами. Речь не только о разных типах розеток, но и о разъемах для проектора. Узнайте тип видео-соединения (HDMI, SD, VGA) в переговорных клиента, поддерживается ли он на вашем ноутбуке.
Все эти бытовые вопросы не менее важны, чем подготовка плана встреч или определение состава команды.
Заключение
Итак, вы подготовили и согласовали план встреч, у вас есть необходимые презентации и опросники, билеты куплены, чемоданы собраны. Что же дальше?
А дальше самое интересное – проведение Дискавери на стороне клиента. Именно об этом мы поговорим в следующей статье.
Продолжение серии статей:
Тренинги от "Art of Business Analysis": Расписание
Comments